Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción

COMERCIAL COLOMBIANA LTDA como agencia de seguros tiene la obligación legal de adoptar las medidas necesarias para tratar adecuadamente los datos personales de las personas con las cuales conforma vínculos contractuales y por tal razón, se ve en la obligación de publicar el presente documento para informar cómo será utilizada dicha información.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se publica dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Los titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de esta Política cuando proporciona los datos a través de nuestros puntos de atención o compra, cuando adquiere o usa cualquiera de nuestros productos o servicios, o cuando navega en nuestros sitios web.

Principios Rectores

Principio de Legalidad

El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Finalidad

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de Libertad

El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular.

Principio de Calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de Transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Seguridad

La información sujeta a tratamiento deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.

Principio de Acceso y Circulación Restrictiva

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones de la ley.

Principio de Confidencialidad

COMERCIAL COLOMBIANA LTDA está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación.

2. Definiciones Principales

a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

b) Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

c) Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

d) Dato Público: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política.

e) Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

f) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

g) Titular del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos.

h) Responsable de Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

i) Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático que permita la recolección, conservación, almacenamiento, modificación, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales.

3. Información que Recolecta COMERCIAL COLOMBIANA LTDA

A través de los diferentes canales con los que cuenta COMERCIAL COLOMBIANA LTDA, se podrá recolectar la siguiente información:

• Correo electrónico y números de teléfono del titular
• Nacionalidad y país de residencia del titular
• Nombres y apellidos, dirección, fecha de nacimiento, género, número telefónico del titular
• Tipo y número de identificación del titular
• Estado civil del titular
• IP del titular, a través de cookies o cualquier otro medio electrónico
• Profesión u oficio y lugar trabajo del titular
• Información sobre seguros cotizados por el titular
• Información y datos personales del titular recolectados a través de encuestas u otros métodos de investigación de mercado
• Información requerida por los representantes de las áreas de ventas cuando haya necesidad de atender solicitudes o reclamos

La información recolectada será compartida con las compañías de seguros y los aliados con las que tenemos relaciones comerciales, para obtener propuestas o cotizaciones de seguros.

Adicionalmente, la información será recolectada para cumplir con las normas regulatorias SARLAFT. COMERCIAL COLOMBIANA LTDA se compromete a custodiar la información con los más altos estándares de calidad.

4. Tratamiento y Finalidades

1. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
2. Dar uso a la información suministrada por el titular, para fines de mercadeo de nuestros productos y servicios.
3. Intercambiar o compartir la información con aseguradoras y aliados comerciales en aras de desarrollar las actividades económicas contempladas en nuestro objeto social.
4. Cumplir con los procesos internos en materia de administración de proveedores, contratistas y empleados.
5. Prestar servicios de asesoría en seguros de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes.
6. El proceso de archivo, actualización de los sistemas, protección y custodia de información y bases de datos.
7. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos.
8. Mantener y procesar cualquier tipo de información relacionada con las necesidades del titular con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
9. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual de cualquiera de los productos y servicios ofrecidos.
10. Cumplir con los requerimientos de las autoridades de control y vigilancia.
11. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción.
12. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
13. Para el envío y recepción de material publicitario de acuerdo con los requerimientos de las funciones demandadas.
14. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento.

5. Responsable del Tratamiento de Datos

6. Derechos de los Titulares de la Información

Conforme a la legislación vigente, los titulares de la información tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

7. Procedimientos para Ejercer los Derechos

7.1 Peticiones y Consultas

Cuando el titular desee consultar la información, COMERCIAL COLOMBIANA LTDA responderá en plazo máximo de diez (10) días hábiles. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora, sin que la respuesta supere los cinco (5) días hábiles siguientes.

7.2 Revocación, Retiro o Supresión

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a COMERCIAL COLOMBIANA LTDA con la identificación del Titular y la descripción de los hechos. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles. Cuando no fuere posible, se informará al Titular, sin superar los ocho (8) días hábiles siguientes.

8. Medidas de Almacenamiento y Confidencialidad

COMERCIAL COLOMBIANA LTDA cuenta con estándares de seguridad elevados para proteger y preservar toda la información suministrada por sus titulares, incluyendo cifrado, uso de protocolos seguros y restricción al acceso solo a personal autorizado.

9. Modificación de la Política

COMERCIAL COLOMBIANA LTDA tiene la facultad de modificar los términos y condiciones de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, informando a los titulares sobre las modificaciones y su vigencia.

10. Vigencia

Esta Política rige a partir del 21 de Noviembre de 2024. Los Datos Personales permanecerán almacenados durante el tiempo necesario para las finalidades mencionadas en esta Política.